Lieve lezers, dit is waarom we niet meer op elk mailtje kunnen reageren

by Karlijn Visser 02.09.2017

Heb je ook weleens het gevoel te verdrinken in een rivier van emails, telefoontjes en whatsapp berichtjes? Of het moeten bijhouden van diverse inboxen; van Facebook tot Instagram en van LinkedIn tot Marktplaats? Onze voorouders hadden ongetwijfeld bergen stress gekregen van de overload aan informatie die wij dagelijks te verwerken krijgen via het nieuws, social media en mail. We krijgen tegenwoordig meer prikkels op één dag voor onze kiezen dan mensen in 1800 in een heel jaar. Maar wat doet dit met ons en waar ligt de grens? 

Dit is waarom we niet meer op elk mailtje kunnen reageren

Als je wilt kan je inbox je leven overnemen. Voor je het weet slurpt ze je levensenergie op waar je bij staat. Onderzoek toont aan dat we bijna een derde van onze werkuren spenderen aan mailen. Daarnaast schijnt het zo’n 64 seconden te duren voordat je mentaal hersteld bent na het openen van een ontvangen mail. Maar hier zijn de meningen over verdeeld. Harvard Business Review zegt zelfs dat het geen 64 seconden, maar 24 (!) mintuten zijn. Even doorgerekend komt onderzoeksbureau Gartner met facts dat het overschot aan emailverkeer een werkgever ongeveer 12% aan loon kost. De hoogste tijd om dingen te versimpelen. Kijk dus goed naar wat je uitzet via de mail, want voor je het weet komt de communicatie-boomerang weer keihard terug.

Emailmonster

De afgelopen weken liepen Evelyn en ik op ons tandvlees. Nog steeds fietsten we ‘s ochtends met veel plezier naar de redactie maar rond 16.00 waren we gesloopt. Hoe dat kwam? We hadden het gevoel vooral bezig te zijn met ‘reageren op’ in plaats van dat we uit onszelf mooie content creëren en het merk Holistik als een puur en eerlijk lifestyle merk neerzetten. De groei van Holistik gaat gepaard met een forse toename van het aantal emails, Facebook berichtjes en telefoontjes die we dagelijks ontvangen. Super leuk! En omdat we ons zo gevleid voelen dat we van Holistik een plek hebben kunnen maken, waar wij en heel veel meer mensen een gevoel van thuiskomen bij ervaren, willen we natuurlijk het liefst elk berichtje persoonlijk beantwoorden.

Huilbui tijdens het tikken

Totdat ik op een gegeven moment in huilen uitbarstte toen ik ‘s avonds tot laat nog bezig was met een artikel. Overdag kwam ik er niet aan toe vanwege de hoeveelheid afspraken en mails die ik aan het beantwoorden was. Ai, nu is het tijd om in te grijpen. Want opladen is misschien wel het allerbelangrijkste wanneer je gefocust en vol passie iets wil manifesteren. Opladen doe ik in de natuur, al lezend in een boek, tijdens een gesprek met lieve vriendinnen die ik al jaren ken of als ik mediteer. Het zijn momenten waarop ik niet na hoef te denken aan to-do lijstjes, emails die ik nog moet beantwoorden of dat ik het stresserige gevoel heb geleefd te worden. Het gaat ook hier over de weg van hoofd naar hart maken.

E-mail monster omturnen

Wat wij leerden van de afgelopen tijd is dat wanneer ons bedrijf groeit, wij ook als personen daarin mee moeten ontwikkelen. Anders stagneren we de flow. En dat betekent in mijn geval meer ruimte voor mezelf maken, zonder schuldgevoel en zonder een slaafje van mijn telefoon, inbox of agenda te worden. Toen ik in die week alleen al aan het checken van Instagram dácht, voelde ik me overprikkeld. Al dat scrollen en energieën oppikken van andere mensen… Moe werd ik er van. Uiteraard zijn we niet de enigen met dit probleem. Om te zorgen dat de moderne techniek niet boven onze menselijkheid uit stijgt, kwam ik het boekje Speedmailen, Turn het e-mail monster om tot een krachtige werktool van Richard Wolfe op het spoor. Met deze tips van hem (inclusief wat eigen inbreng ben ik een heel eind gekomen. Hopelijk helpen ze jou ook!

5 slimme tips voor minder communicatie

1. Categoriseer je mail in vier actiemappen
Ja, je leest het goed, maar 4! Verwijder dus bij deze de rest van je mappen in Gmail of Outlook en gooi alles daaruit om te beginnen met speedmailen in de map ‘bewaar’. Vervolgens maak je 3 andere mappen aan: ‘Doen deze week’, ‘later/misschien’ en ‘Wachten op’. Zo is je inbox binnen no-time leeg, want mail verdeel je gemakkelijk en snel in deze 4 categorieën.

2. De 2 minuten regel
Kun je een binnenkomende mail binnen 2 minuten beantwoorden? Ja? Doen! Maar wel in de tijd die je gereserveerd hebt voor je email, bijvoorbeeld 3 tot 5 keer een half uurtje per dag. Zie je mail als een stapel post: vroeger werden de brieven/documenten op je bureau gestapeld en verdeelde je ze in mapjes en vakjes. Nu doe je dit zelf digitaal in één van de 4 mappen. De 2 minuten regel verandert in de 20 seconden regel als je je mail via je smartphone gaat sorteren.

3. Later/misschien, of gewoon niet antwoorden
Ooit heb ik mezelf opgelegd altijd binnen 24 uur te reageren op elk mailtje of appje dat ik kreeg. Verontwaardigd was ik wanneer mensen wat soepeler met deze stelregel omgingen. Ondertussen zijn de tijden ook in mijn leven veranderd en heb ik mezelf wat minder druk opgelegd. Mails die ik niet meteen kan beantwoorden of misschien wel niet wil beantwoorden zet ik in de map ‘later/misschien’. Aan het eind van de week ploeg ik de map door. Ik verklap je: dan druk ik toch echt iets vaker op de delete knop dan dat ik vroeger ooit van mezelf had gedacht en het voelt heerlijk bevrijdend. Als het echt dringend is rinkelt de telefoon op een gegeven moment vanzelf.

4. Wees minder beleefd
Heus je hoeft je niet schuldig te voelen als je niet altijd vraagt in een mail op maandagochtend hoe iemands weekend is, of dat je hoort te informeren naar iemands vakantie. Weet dat die ander het net zo druk heeft als jij, dus gezellige praat bewaar je gewoon voor aan de lunchtafel met vriendinnen of met een cocktailtje voor je neus aan de bar. Weest duidelijk, informatief en vriendelijk in je communicatie en skip elk overbodig zinnetje. Want hoe korter de mail, hoe eerder deze waarschijnlijk beantwoord gaat worden door degene aan wie die gericht is, en jij verder kunt met je werk omdat je op tijd een antwoord hebt.

 5. Knip koorden door
Verbreek bewust de koorden met je email, Facebook en Instagram een half uur voor het slapen gaan. Zo weet je zeker dat je in slaap valt in je eigen energiebubbel, en niet gehinderd wordt door bezigheden van anderen die zich meester willen maken van jouw gedachten en aandacht. Niet zeker of koorden wel echt bestaan? Je kunt je vast wel een moment herinneren waarin je net aan iemand dacht, en toen opeens de telefoon ging. Of dat je een appje kreeg van iemand, waarvan je net een foto op Facebook had gezien. Doorbreken kan door visualisatie of door letterlijk met je handen het draadje door te hakken: deze tool kun je altijd en overal gebruiken. Maar je intentie is genoeg. Probeer het maar uit…

Ben je benieuwd hoe je naar de taal van je eigen intuïtie leert luisteren? Kom dan naar ons tweedaagse seminar op 23 & 24 september dat we organiseren in samenwerking met Baptist de Pape van The Power of the Heart. Tickets en meer informatie vind je hier. 

 

 

Vond je dit een leuk artikel? Deel het!

Gerelateerde artikelen

NIEUWSBRIEF
Vul hieronder jouw e-mailadres in en wij sturen je wekelijks een overzicht van de populairste artikelen!
INSCHRIJVEN